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Text File  |  1991-07-31  |  22KB  |  267 lines
  1. “Remember?” V2.2.0 User’s Guide and Bathroom Reader
  2. Part 4, The DA Windows
  3. Copyright © 1990-91 by David Warker, All rights reserved.
  4.  
  5.  
  6. Common Window Behavior
  7. ********************
  8. While each window type has its own unique form and function, they do share a few common characteristics.  You should already be familiar with the standard close, resize and zoom icons in the window corners.  What you may not have seen is the pop-up menu at the lower left of some of the window types:
  9.  
  10.  
  11.  
  12.  
  13.  
  14.  
  15.  
  16.  
  17. The strange little triangle symbol is an indicator that a pop-up menu is accessible by clicking in the region (the cursor will change to a similar symbol over most pop-up items.)  Each type of window has its own menu.  Some items, such as “Calendar” above, indicate the state of a option.  A checkmark means that the option is turned on, no checkmark and the option is off.  Selecting the item toggles the state.
  18.  
  19. The pop-up box will show the last item you have chosen, the next click in the box will start from that item so you can easily repeat an operation.  Release the mouse button while outside of the menu to cancel the menu selection.  The menu is always available, even if the item displayed in the pop-up box has been dimmed since other items may still be allowed.
  20.  
  21.  
  22. The “Calendar Only” Window
  23. ***********************
  24.  
  25.  
  26.  
  27.  
  28.  
  29.  
  30.  
  31.  
  32.  
  33.  
  34. Nothing too tricky here.  Created with the Calendar Only menu item. Displays a full month with special style for “today” if it happens to appear on the display (Guess when this section of the manual was written.)  Displays the current month when first opened.  Note that occasions are not indicated, that is done in the “What’s Happening” window.  The font size used depends on the size of the window.
  35.  
  36. Those funny looking little half-grey squares at the upper corners are “dog ears”, the left one fiddles with the month and the right one the year.  Clicking in the grey portion moves backward by one month/year, and the white moves forward.  For the impatient among us, you can click directly on the month and year names to get pop-up menus for quick access.
  37.  
  38. Clicking once on a day number will highlight that day, not too exciting.  Double-clicking will create a new occasion for that day, or simply beep if there are no occasion files.
  39.  
  40. Doing an “Edit” menu “Cut” or “Copy” will put an occasion for the highlighted year, month and day into the clipboard.  “Paste” will set the month and year, and highlight the day, for the first occasion in the clipboard.  
  41.  
  42.  
  43. The “What’s Happening” Window
  44. **************************
  45.  
  46.  
  47.  
  48.  
  49.  
  50.  
  51.  
  52.  
  53.  
  54.  
  55.  
  56.  
  57.  
  58.  
  59.  
  60. Created with the “What’s Happening” menu item.  Here is where you find out about all the important and insignificant events that have, will have or are occuring (see Douglas Adams’ Restaurant at the End of the Universe, chapter 15 for alternative tenses.)
  61.  
  62. ••• What’s Happening Window Parts
  63. The “Date Line” Describes the range of days that are currently being shown in the window.  Click here to pop up the “What’s Happening” sub-menu to change the range of dates shown.
  64.  
  65. The “Calendar Box” Is optional and shows the range of days displayed in calendar form.  It works just like the “Calendar” window except that the left “dog ear” moves in increments of the current range (for example by single days for “Tomorrow” or “Today”, and by seven days for “This Week.”)  Click on a day number to scroll the “Occasion List” and highlight the occasions for that day, double click to create a new occasion.  Days that have occasions are shown in bold (or color if supported.)
  66.  
  67. The “Occasion List” Descriptions of occasions occuring in the current range of days.  Each day has a heading with its date followed by the text of the occasions on that day.  Click on a heading to highlight all occasions for that day, double click to create a new occasion for that date.  Click on an individual occasion to highlight it, double click to view the occasion’s definition.
  68.  
  69. Click and drag the double line separating the “Calendar Box” and “Occasion List” to change how much of the window is alloted to each.
  70.  
  71. ••• “What’s Happening” Window Pop-up menu choices:
  72. Revise Update the occasion list from the current set of open files.  You do not normally need to use this option since the list is automatically updated whenever you change anything that may effect its contents.
  73.  
  74. • Print… (Command-P)
  75. Print the complete contents of the occasion list.  A standard print dialog will be presented so you can select print options.
  76.  
  77. • Calendar (Command -)
  78. Controls the display of the calendar box.  The box only appears if this option has a checkmark.
  79.  
  80. The “Edit” menu “Cut” or “Copy” items place a copy of the selected text in the clipboard.  The entire list will be copied if nothing is selected.  “Paste” and “Clear” commands are ignored.
  81.  
  82.  
  83. The “Browse Occasion File” Window
  84. ****************************
  85.  
  86.  
  87.  
  88.  
  89.  
  90.  
  91.  
  92.  
  93.  
  94.  
  95.  
  96. Opened through the “Occasion Files…” dialog’ Browse button.  Lists the occasions defined in an occasion file.  The “What” column shows the descriptions of the occasions, the “When” column is the occasion template (ie: “when” it occurs.)  The “Type” column is the name of the occasion’s type.
  97.  
  98. You can change the horizontal order and location of the columns by clicking and dragging the column titles.  The column placement, as well as the size and location of the “Browse” window, are saved in the occasion file.
  99.  
  100. Click on an occasion in the list to select it, double click to edit the occasion’s definition.  Click and drag to select a range of occasions.  Press the “Shift” key while you click to extend the selection range.
  101.  
  102. ••• Browse Window pop-up menu choices:
  103.  
  104. • New Occasion (Command-N)
  105. Open an edit occasion window for the creation of new occasions in the file.  Dimmed if the file is locked.
  106.  
  107. • Edit Occasion (Command-E)
  108. Opens an Edit Occasion window for the first selected occasion in the list, the same as double clicking on the occasion.  Issuing another “Edit Occasion” request will create another window for the next selected occasion, etc.  Dimmed if no occasions are selected.
  109.  
  110. • Delete Occasion
  111. Deletes ALL selected occasions.  You will be prompted as to whether you really want to delete them before anything irreversible is done (unless you hold down the Option key.)  Dimmed if no occasions have been selected or the file is locked.
  112.  
  113. • Print Occasions (Command-P)
  114. Prints the currently selected occasions, or all of them if none are selected.
  115.  
  116. • Set Type To
  117. Changes the Type for all selected occasions to the choice you make from the sub-menu.  Dimmed if nothing is selected or the file is locked.
  118.  
  119. • Lock File
  120. Will have a checkmark if the file has been locked to prevent modifications.  Selecting the item toggles the file’s lock state (unless the file is on a write protected volume like a floppy disk with the tab opened.  Sorry, but you can’t change anything on one of those.)
  121.  
  122. • Auto-delete
  123. Shows a checkmark if auto-delete of expired absolute occasions is turned ON for this file.  (See the discussion on the “Occasion Files…” menu item for details.)  Select this item to toggle the auto-delete option.
  124.  
  125. The “Edit” menu “Copy” command copies the definitions of the selected occasions to the clipboard.  “Cut” does the same but also DELETES the occasions from the file.  “Clear” simply DELETES the selected occasions.  “Paste” adds internal or text occasions in the clipboard to the file.
  126.  
  127.  
  128. (Sanity Break)
  129. The next window type is a bit complicated, so now is a good time to take a little break.  Try to unscramble the following five Mac related words:  CAMNISHOT, RIDFEN, RODFEL, CUTTARMO, SIT ABBEM.  First correct answer gets an enthusiastic hug and kiss from person of their choice (just tell them I said it was ok.)  Second correct answer gets to watch first get slapped while molesting a total stranger.  Don’t ask me for the correct answers cause I will probably forget them in three minutes.  Actually, you can find the answers in the DA if you are patient.
  130.  
  131. Ok, close your eyes and take a deep breath.  Hold it a few seconds.  Now slowly let it out.  Do this a few more times while humming the mantra of your choice (I recommend “Mac-a-doo, Mac-a-doo, Mac-a-doo-doo-doo.”)  You should be feeling relaxed and slightly light-headed.  Just the right mental state to handle the next section.
  132.  
  133.  
  134. The “Edit Occasion” Window
  135. **********************
  136.  
  137. The “Edit Occasion” window is used to create and change occasions.  Contained within its borders is all the information needed to fully specify a single occasion.  Before we get into the mechanics, lets chat a bit about what exactly is an occasion.
  138.  
  139. ••• How To Define an Occasion! •••
  140. You need four pieces of information to define an occasion: its file, occasion type, description and template.  Though occasions can be placed temporarily in the clipboard, they do nothing useful until placed in an occasion file.  Occasion Types have already been discussed and control many aspects of how the occasion is treated by the parts of the package.
  141.  
  142. The occasion’s description is simply a string of up to 255 characters that conveys enough to remind you of what the occasion is all about, like “Mom’s Birthday,” or “Carole starts yet another new job.”  Option characters may be entered but you cannot enter a “Return” to force a new line.
  143.  
  144. The template is the most interesting part of an occasion.  It determines the days on which the occasion occurs in years past and to come.  You can specify occasions that happen only once (absolute occasions) and also those that repeat on a yearly, monthly, weekly or daily basis.  It is very important to understand how this is done to get the most out of this package.  Relax, take a sip of coffee, Jolt or whatever gets you through the day, and wrap your mind around the following.
  145.  
  146. Any given day can be specified by five items of information: the year, month and day of the month on which it occurs, the day of the week it falls on, and how many times that particular day of the week has happened in the month.  As an example, the day on which I am writing this is “June 24, 1990, the Fourth Sunday in the month.”  You only really need the first three pieces of information, but providing the other two gives you more flexibility in the types of occasions you can specify.  For example, the occurrence of Mother’s Day in the U.S. is defined as “the Second Sunday in May.”  You can’t give a specific day of the month since it changes from year to year.
  147.  
  148. An occasion template specifies values for some or all of the above five items.  An occasion occurs on a given day if the values specified in the occasion template match those for the day.  The unspecified values in the template are ignored and you can substitute the word “any” for them if it makes things any clearer.  Probably pretty confused, eh?  Don’t worry, it is really pretty simple.  Let’s try a few examples.
  149.  
  150. The template “Monday, June” can be read as “any year, month of June, any day of the month, day of the week of Monday, any occurrence of that day of the week.”  It will occur on any Monday in June of any year.  The template “June 25, 1990” occurs on a single day, the same day as “Fourth Monday, June, 1990” since the 25th is also the fourth Monday.  The next one is a little tougher.  The template “First, 1990” translates to “year of 1990, any month, any day of the month, the First occurrence of any day of the week.”  It occurs exactly seven times every month in the year 1990, once for the first occurrence of each day of the week.
  151.  
  152. Bad templates specify occasions that can never occur.  An easy one is “Tuesday, June 25, 1990” which is wrong since that day is a Monday.  A more obscure example is “First Monday, June 10.”  Since the 10th day of the month is preceded by more than a full week, it can never be the first occurrence of a day of the week.  Most of the bad occasions are detected and flagged by the “Edit Occasion” window, but not all.  Think about the template you have specified and convince yourself that it can actually occur.
  153.  
  154. Got all that?  Has the fog lifted?  Well, here’s just a little more mist.  In addition to the simple “first, second, third, etc” occurrences of days of the week, there are two other choices that add a lot of flexibility to the type of occasions you can specify.
  155.  
  156. The  item “Last” selects the last occurrence of a day of the week in a month.  The “Last Friday in June, 1990” is June 29, 1990.  “Last Sunday” occurs on the last Sunday of every month. "Last" without a specific day of the week selects the last occurrence of all seven days of the week.
  157.  
  158. An “Alternate” day of the week is pretty simple too, at least in concept.  Some cities have trash pickup every other week, alternate weeks.  Did you ever carry your trash out to the curb first thing in the morning only to find it still there when you come home at night?  Well, you picked the wrong alternate day, didn’t you?  “Remember?” has the same problem, which set of alternate days do you really mean.  I could have picked some  designation like “even” and “odd”, but that is totally arbitrary and you would probably pick the wrong one half the time.  In order to get this right I had to place a bit of the burden on you.  When you specify an “Alternate” occurrence, you also have to fill in the year, month and day of month of a known occurrence.  For example, you can’t say “Alternate Tuesday”, you must specify “Alternate Tuesday, June 26, 1990” or “Alternate, June 19, 1990” which is the other set of alternate Tuesdays.  Sorry, I know this is pretty bizarre but it is the best my tiny little mind could devise.  The easiest way to specify this type of occasion is to double click on a day in a calendar box, then change the “occurrence” from “first, second, etc.”, to “Alternate.”
  159.  
  160.  
  161. Using the “Edit Occasion” Window
  162. ***************************
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  170.  
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  175.  
  176.  
  177.  
  178.  
  179.  
  180.  
  181. ••• Edit Occasion Window Parts:
  182.  
  183. • File:
  184. Shows the occasion file that is home to this occasion.  Clicking on the file name gives a pop-up menu of all open files.  Changing files will not delete the original occasion, simply add a new one to the target file.  You cannot move occasions into locked files, they will appear dimmed in the menu.
  185.  
  186. • Type:
  187. Gives the occasion’s type.  You can change the type by clicking on the type name and selecting a new one from the pop-up menu.  Holding down the “Option” key will change the type and also open the «DefineOccasion Types» dialog so you can change the type itself.
  188.  
  189. • Template
  190. This block of items allows you to define the parts of the occasion template.  Clicking in the little checkbox to the left of an item turns it on and off, off meaning “unspecified” as in the previous discussion.  You can change items by clicking on its text and picking a value from the pop-up menu that springs up.  Try it now, it is pretty simple.  Try to specify the template for “Father’s Day”, which occurs on the Third Sunday in June.  You can check your result by selecting “Browse Occasion File” for the “Holidays” file and double clicking on “Father’s Day.”
  191.  
  192. • Description
  193. Skipping over the “Alert time” stuff for the moment, the “Description” box is where you enter the text to describe what the occasion is all about.  Pressing the “TAB” key selects the entire contents of the description box so that the next key you type will delete the old description.  This is handy if you are using the same edit window to enter many occasions.
  194.  
  195. • Problem Area
  196. If the occasion in the window is somehow incomplete or “bad,” a description of the problem will appear here.  You cannot save an occasion while it has a problem.
  197.  
  198. • Alert Time items:
  199. If you wish to specify a starting time you must turn on the checkbox to the left of “Starts At:”.  Click on a hand in the little clock face and drag it around the face until the desired time is shown.  The hand that is closer to the mouse when you click is the one that will move, with ties going to the hour hand.  Pressing “Option” while you click will force the minute hand to move.   Dragging the hour hand past 12 o’clock changes between AM and PM (if you are not using a 24 hour time format.)  The time you specify in the “Starts At:” item will be stuck at the front of the occasion’s description in “What’s Happening” windows and in the alert window.
  200.  
  201. The “Alert Me At:” time determines whether and how soon before the starting time you will see a pop-up alert window.  You can change the alert time in the same way as the starting time.  The digital time below the clock face will be underlined if the alert time you have specified actually occurs the day before the occasion itself, for example if the starting time was 12:00am and the alert time is one hour before, or 11:00pm the day before.  You may have noticed that, when you turn on the “Starts At:” clock, it also turned on the “Alert Me At:” clock face.  I assume that if you are going to give a time, you also want to be alerted.   If this is not the case you can turn off the alert time through its checkbox.
  202.  
  203. The alert time is specified relative to the starting time.  Changing the starting time automatically adjusts the alert time to occur the same number of hours and minutes in advance.
  204.  
  205. ••• Edit Occasion Window Pop-up menu choices:
  206.  
  207. • New (Command-N)
  208. Saves the current occasion as a brand new occasion in the occasion file.  It is only available if the occasion has no problems and the file is not locked.
  209.  
  210. • Replace (Command-E)
  211. Available if you have made changes to an existing occasion, and the file is not locked.  It replaces the old occasion with the changed version.
  212.  
  213. • Revert
  214. Allows you to undo changes made to an existing occasion if you haven’t saved them with “Replace or “New.”
  215.  
  216. • Delete
  217. Removes an existing occasion from its file and closes the edit window.
  218.  
  219. • Find (Command-F)
  220. • Find Next (Command-G)
  221. These items allow you to search through the open occasion files for occasions containing the current enabled fields.  For example, turn off all fields but the month and set it to "October".  Now if you select the “Find” menu item, an occasion occuring in October will appear in the window.  Selecting “Find Next” will search for another October occasion.  You will hear a beep when there are no more occasions matching the given fields.  If you turn on more than one field, then only occasions containing ALL of the specified values will be displayed.  Any text you type into the description box will match if contained anywhere in the descriptions of existing occasions.  You cannot search based on the occasion type field.
  222.  
  223. • Text » Occasion (Command =)
  224. Convert the contents of the description box into an occasion definition.  This is described in more detail below under the title Entering Occasion Definitions from the Keyboard. (Available only with System 6.0.3 or later versions.)
  225.  
  226. The Edit menu “Cut, Copy and Paste” items are supported.  If you try to close the edit window without saving changes, you will asked with a dialog box whether to save the changes, throw away the changes or forget about closing the window.  (The occasion will be unceremoniously tossed out if closed while there is still a problem with its definition.)  Hold down the “Option” key while closing the window to save the changes without asking.
  227.  
  228.  
  229. Entering Occasion Definitions from the Keyboard
  230. **************************************
  231.  
  232. There is now a quicker way to enter an occasion definition into an Edit Occasion window than by fiddling with the pop-up menus and clocks.  Just type a description of the occasion into the description box and select Text » Occasion from the window’s menu (or press Command =).  The contents of the description box will be picked apart and the template area set to the occasion definition.
  233.  
  234. The definition should be a list of some of the following:  month name (January…December);  day of week name (Monday,…Sunday); the occurrence of a day of the week (first…last, alternate); the name of an occasion Type (Birthday, Meeting, etc.); a day of the month (1…31); a year (1956…2018, or 56…99); a short date (7/4/91, 8/1); starting and alert times (3:30, 10pm, 22:00uhr, etc.); the special dates "Today", "Tomorrow" and "Yesterday"; the description of the occasion enclosed in single or double quotes ("Billy's birthday", “Joe’s neutering party”.) 
  235.  
  236. Note that the first “time of day” you enter will be used as the Starts At time, the second specifies the Alert Me At time.  If you enter only a time (eg: 10pm) it will replace the current time but leave the other fields unchanged.  The description may follow the other items without quotes if you precede it with a TAB character (Copy/Paste use this format.)
  237.  
  238. Upper/lower case doesn't matter and you can abbreviate all of the names (jan = January, tod = Today, meet = Meeting, etc.)  Be careful to include enough to insure that you get the item you expect.  Commas and other punctuation are ignored as are a few filler words such as "at" and "on."  Here are a few examples:
  239.  
  240.  July 4 "Independence Day"
  241.  May 10, 1956 “somebody's birthday”
  242.  alternate tuesday 7/9/91 'Trash collection day.'
  243.  meeting 3pm 2:30pm tomorrow "Billy's social problems. (will alert at 2:30pm)"
  244.  birth feb 19 "Kimberlee's birthday."
  245.  
  246. You can also type in an entire list of occasions in this text format using your favorite word processor, each occasion on a separate line.  Then drag the cursor over the text to select it, select “Copy” from the Edit menu, switch to “Remember?” and open a Browse window, and Paste in the text to enter an entire batch of occasions at one time.  (You can only enter a single occasion with the Edit Occasion window.)
  247.  
  248.  
  249. Import/Export of Occasion Definitions
  250. ******************************
  251.  
  252. To "Export" occasion definitions in text:
  253. 1. Open a Browse window for the occasion file to export.
  254. 2. Click on the first occasion to export,
  255. 3. Shift-click on the last occasion,
  256. 4. Select "Copy" from the Edit menu.
  257. 5. Switch to TeachText or any word processor and choose Paste to insert the occasion definitions as text.
  258.  
  259. To "Import" text occasion definitions:
  260. 1. Open the text file with TeachText or some word processor.
  261. 2. Select the lines containing the occasion definitions.
  262. 3. "Copy" then to the scrap.
  263. 4. Open the "Remember? DA" and open a Browse window for the file to receive the definitions.
  264. 5. "Paste" the text into the Browse window.
  265.  
  266. Continue on to the last section "Part 5, Resources & Credits."
  267.